项目管理不只是管理交付项目所需要的任务,如何计划、组织和管理团队对项目产生巨大的影响,项目资源管理 对于项目的成败起着至关重要的作用。如果你是项目管理新手,你很容易会对资源规划、分配、调度等术语和随之而来的战术、技术和方法感到困惑。本文将详细介绍项目资源管理的全过程,供大家参考。
一、什么是项目资源管理?
资源包括人、设备、空间等,是指一切可被开发和利用的物质、能量和信息的总称,资源管理简单来说就是通过最有效的方式来支配有限的资源。项目资源是指一切具有使用价值,可以为项目接受和利用,且属于项目发展过程所需求的客观存在。项目资源管理是针对项目资源的利用、协调和往来交流所开展的活动,包括计划、组织、管理和评估人们的工作(人力资源管理)。
二、项目资源管理包括哪些内容?
1.资源计划
项目资源管理的第一步是制定计划,不仅仅需要制定多个项目的资源管理计划,还需要为每个项目制定高层次计划。项目的高层次计划是项目经理对项目目标、商业目标、制约因素、交付项目所需的人员、日程表和预算的看法。有了高层次的计划,就能更好地了解资源能力和项目范围。
高层次的计划能帮助你了解项目交付所需的角色。不过,在将这些角色分配到这个新项目之前,你需要制定资源计划以准确识别这些角色。资源计划中决定执行项目活动需要使用什么资源以及每种资源的数量。
有了资源计划,面对公司的新项目,你就可以快速回答以下问题:你能否在不雇佣更多人力资源的情况下完成这些项目?你什么时候能开工,项目对你的底线有什么影响?你可以通过计算项目的盈利能力和潜在招聘流程的成本等来核查这个问题。
2.资源分配
资源分配是充分利用持有资源的过程,因此应该跟踪资源的绩效和使用率。这方面的人力资源管理能够避开资源使用不足或过度使用,避免员工倦怠。资源分配可以提高公司所有资源的可见性,更准确地预订资源,与其他项目经理更轻松地协商预订事宜,以及进行项目培训。
项目培训是有效项目资源管理的重要组成部分,有助于向团队成员介绍他们将要参与的项目的目标、目的和可交付成果。这样的策略将增加项目透明度,帮助项目经理与团队建立信任。
3.资源调度
为了调整项目日程表、可用资源和项目范围,资源调度非常重要,因为这样可以知道什么时候需要安排好资源,制定相应的资源计划。在进行项目资源调度时,可以使用以下这几个方法:
●关键路径法(CPM):关键路径法是一种用于确定完成项目可能花费的最长时间的方法。列出所有任务,将它们分为关键任务和浮动任务来计算日程表,及标记任务之间的依赖关系。并通过确定项目范围、完成项目所需任务的列表,以及计划评审技术来创建任务流。
●计划评审技术(PERT):这个方法类似于关键路径法,但它使用加权平均持续时间而不是估算来计算可能的时间框架。使用PERT,需要创建一个任务列表,这些任务之间有依赖关系,包括里程碑和每个任务的预计持续时间。
●快速跟踪法:快速跟踪是项目经理用来确定哪些任务可以同时处理的简单调度方法。了解任务之间的依赖关系,就能了解哪些工作需要在其他任务完成之后才能完成。同理,列出至少部分重叠的任务,就可以加速项目的交付。
4.资源均衡
如果你能通过调整计划进度表来满足项目的最后期限,你就可以使用资源均衡。为了使用资源均衡修改计划进度表,请根据资源可用性划分或合并活动,这样就不会出现团队成员使用不足或过度使用的情况。
5.评估和报告
基于通过实施资源管理收集到的数据,比如员工预定时间、时间条目和可用性,你可以评估它们的绩效和其他业务指标。无论是使用电子表格,还是资源管理工具,都可以用它来比较预订和可用性。
由此产生的指标可以表明,是否有效利用员工时间,或者他们的时间是否被过度利用,还是没有被充分利用。同理,可以使用这个指标来比较计费时间和员工的记录工作时间。这样,就能确定否有效利用项目资源。
6.计算项目预算
当收集预订和工时表的数据时,也可以计算项目的预算。甚至可以使用数据来跟踪整个项目的预算,看看是否在估算成本之内。例如,你可以将预订与工时表进行比较,看看记录的工作时间是否等于你的估算时间。
然后,了解员工时薪,这样就能计算出他们在项目上花费的时间的实际成本,从而确定实际预算。同样,可以使用电子表格来完成此事,但使用具有报告功能的资源管理工具会更加方便。
三、做好项目资源管理需要什么工具?
很多企业会使用简单的电子表格来管理资源,但不建议企业这样做,因为随着业务的增长,电子表格会变得低效。通过专业的项目管理工具,可以节省很多时间,使资源管理变得高效。企业可以根据业务流程、团队规模和所遵循的项目管理方法,来挑选出合适的项目管理工具。
理想情况下,合适的项目管理工具应该包含计划进度表(例如,日历视图)、资源的可用性、资源当前的预约和工时表。也需具备自定义类别或标签,因为它们能更快导航到当前你所需要的资源,并根据特定的角色或项目筛选视图等等。
8MSaaS PM就是这样的项目管理工具,它结合了资源调度、工时跟踪、请假管理和自定义报表,涵盖项目资源管理的全过程。 使用8MSaaS PM,你可以轻松添加预订,记录时间条目,管理和调整日历,并根据这些数据计算你所选择的指标。8MSaaS PM的集成报表功能,可帮助你轻松使用收集到的数据,分析员工的工作量、项目预算或公司的投资回收率,通过清晰的项目视图,做出更科学的有效决策。
虽然资源管理看起来非常复杂,但如果了解清楚资源管理的全过程,就不会那么难了。让资源管理成为项目管理流程的一部分,更好地利用正确的资源和正确的时间,使项目管理效益最大化提升。关注8MSaaS,了解更多项目管理干货:http://www.8msaas.cn/
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