尽管保险行业的项目管理过去几年成熟了许多,并且呈现向好的迹象:项目失败减少、绩效有所提高。但这并不意味着保险公司就应该安于现状,从这个行业仍有大量耗资高昂的项目失败就能看出,一切仍需继续改善。因此,持续关注项目管理流程的改进非常重要。
以下是保险公司最常犯的5个项目管理错误,以及如何避免这些错误的建议。
1、缺乏正式的项目管理结构和流程
项目管理不能三心二意,它需要组织中每个人的承诺,并且必须有正式的项目管理结构和流程。非正式的流程或缺乏清晰的结构会导致混乱和项目失败,因为没有人知道他们应该做什么。
你的组织机构和项目越大,对正式结构的需求也就越大。最好采用传统的项目管理最佳实践,并使这些实践适应你的个人需求。就像产品一样,每个项目都要经历生命周期。
2、低效的任务孤岛
任务计划和管理是项目管理的关键方面之一。保险公司常犯的错误是只关注团队成员职责范围内的任务,缺乏灵活性,造成低效的“孤岛”以及被忽略的任务。有效任务管理的第一步,是将项目分解成可管理的任务。尽可能具体,不涉及太多不必要细节。
例如,推出新保单所涉及的任务远不止销售这份保单:必须配置计算机程序,你还必须将信息转发给所有利益关系人,包括政府。下一步是将任务分配给合适的资源,创建计划进度表。只有考虑到约束、依赖和假设,有效调度才可能实现。
3、缺乏沟通
从客户到保险承运人再到政府官员,保险公司需要与众多利害关系人合作,所以项目沟通管理是保险公司管理利害关系人需求和期望的关键。同时,与所有团队成员沟通他们的职责内容以及期望他们得到什么结果同样重要。
只有当你拥有合适的沟通渠道和流程,有效的沟通才可能实现。微信、电话或电子邮件等信息传递工具通常用作阐明团队成员如何相互沟通。
有了清晰的沟通流程,就能确保每个人都参与其中,并获得所有必要的信息。例如,如果你想在你的产品文件夹中引入一份新保单,你需要确保所有的代理商和保险承运人都掌握所有信息,进而有效地向客户介绍保单。
4、风险和变更管理不足
风险管理是保险管理的重要组成部分,保险公司非常善于对投保人进行风险评估。然而他们却常常忽略项目管理的风险评估,特别是项目失败的损失。
有了恰当的风险和变更管理流程,保险公司才能够提高他们的投资利润率、生产力和竞争优势。你要有应急计划,为任何变更或不可预见的事件做好准备,比如不断变化的客户需求或人口统计的变化。毕竟,你不可能将同样的保单推销给婴儿潮一代和千禧一代。
5、没有使用合适的工具
项目管理软件有助于组织机构提高效率和效果,但前提是保险公司使用合适的软件。保险公司常犯的典型错误是使用过多不同的工具来完成不同的任务,或者不同的部门使用不同的工具,这些工具之间甚至可能不兼容。最好有一个集中的项目工具,组织机构可以用来计划和安排项目,也可以用它来促进团队成员之间的协作和交流。
选择项目管理软件,还有一个非常重要的判断是该软件是否具备实时交易处理能力。不仅仅是证券交易和航空公司预订系统需要实时交易处理功能来保护它们的数据完整性,保险公司所用的项目管理系统也有这个需要。缺乏数据完整性保护,你的项目管理系统将会面临无用输入和无用输出。
合适的项目管理工具,比如备受好评的8Manage PM,它能使保险公司更智能、更有效地工作,还能减少项目失败的风险。你可以随时能关注项目状态,还可以跟踪资源,并根据员工和保险承运人的空闲能力和技能分配任务。
值得一提的是,8Manage PM是目前市面上难得的实时交易型项目管理软件,它基于强大的项目管理逻辑及交易型的行动数据来掌控人员的诚实度,能够使项目成员保持诚实和及时更新其负责的部分。
总的来说,8Manage PM项目管理软件能满足保险公司的基本业务要求,具有良好的跨平台性、可扩展性和实用性。随着你的深入使用,将促进保险企业项目的盘点、盘活,从而极大提高保险公司的经济效益。点击了解更多保险公司项目管理方案:http://www.8manage.cn/case/202008071025331321.html
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