契约锁电子签章帮助大型酒店实现内部管理、客房服务电子化签署

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随着“互联网+”、“在线办”的普及,引入电子签章推动酒店管理、客户服务无纸化,将为酒店的数字化转型注入全新动力。契约锁在服务各类酒店客户的过程中,充分发挥开放平台的集成能力,与酒店常用的管理系统、官网等无缝对接,为酒店“物资采购、招聘、工程维修、客房服务”等内外部业务提供合法、有效的电子签章服务,是当前酒店数字化转型过程中有利的信息化管理工具…

>>>看点:

传统用印方式都给酒店业务带来了哪些困扰?

大型酒店的数字化转型如何与电子签章结合?

电子签章可以为酒店业务管理带来怎样转变?

大型酒店应该如何部署自己的电子印控平台?

“4大”用印诉求,大型酒店的盖章、签字难题

诉求1

对于大型酒店尤其是连锁酒店,分店遍布全国、员工多,各类招聘、采购、证明用印需求多,异地用印效率低,印章管控难。

诉求2

数字化转型在即,但是受限于实体印章,无论是酒店内部管理还是外部客房预订服务中遇到签字、盖章只能依靠纸质单据,“线上办”转型难推进。

诉求3

传统酒店模式,客人无论是办理入住、预订行程还是退房离店,都需要填写大量的纸质表单、进行手写签名,不仅客房服务被限制在酒店前台,酒店每天的用纸成本也居高不下。

诉求4

“采购”是酒店的核心业务之一,各类客房用品、食材、设备、工程维修都要在全国筛选供应商,酒店的线上采购系统因为缺少电子签章功能,在签约采购环节只能靠快递把合同邮寄给各地的供应商,缔约慢、冒签风险高。

契约锁在服务各类酒店客户的过程中,充分发挥开放平台的集成能力,与酒店常用的“OA系统、ERP软件、CRS酒店预定管理系统、CRM客户管理系统、采购管理系统以及微信公众号、酒店移动APP或官网”无缝对接,为酒店“物资采购、招聘、工程维修、客房服务”等内外部业务提供合法、有效的电子签章服务,是当前酒店数字化转型过程中有利的信息化管理工具。

(大型酒店电子印控平台)

电子签章可以为酒店的业务数字化转型提供安全、可靠、无纸化支撑:

① 帮助大型酒店打造“电子印控平台”,全国各大分支机构印章在线统一管理、授权使用,使用安全、可追踪。

② 电子签章有真实身份支撑,确保酒店各类用印文件可验、可识别,智能防范萝卜章风险,提高签约安全性。

③ 严格的身份认证体系借助人脸识别功能结合企业营业执照确保供应商、员工以及顾客身份真实,提高筛查效率,降低冒签风险。

④ 完善的数据存证可以帮助酒店及时进行司法公证,确保各项交易、消费数据真实、可靠。

⑤ 让酒店现有业务管理软件具备电子签章能力,把员工从繁琐的纸质合同中解放出来,彻底简化用纸、打印、邮寄、人力成本。

“4种”特色用印场景,满足酒店内部运营、客房服务中的签署需求

1、酒店人事管理类业务:入、离、调、转全程电子化

(覆盖各类人事文件签署需求)

对于大型酒店特别是连锁酒店,遍布全国的门店里从管理层到服务,员工多达数千名,总部人事每个月都要忙着帮助新员工办理入职、签人事合同,和老员工续签。

签署难点:

服务类人员流动大,新员工入职、老员工续签盖章需求多,总部人事手动草拟、盖章、邮寄占据大量精力和时间,异地签署来回也要一周时间,签署效率跟不上入职频率,合同超期未签风险高。

此外,每天都有很多员工要开人事证明文件,每个人都要找HR咨询格式、催盖章进度,效率慢,工作琐碎又耽误时间。

契约锁解决方案:

契约锁电子签章连接人事管理系统、OA办公系统,通过围绕人事管理周期,为酒店人事“招聘、入职、在职、调岗、离职”等各阶段提供电子签章服务,形成全程电子化人事管理闭环。

让HR、酒店员工在OA和人事管理系统就能发起人事盖章、签约,在严格的流程审批中为各类人事合同、协议、证明盖电子印章,让劳动合同签署过程从几天缩减到几分钟。

(人事管理中的电子签章场景)

2、酒店物资采购类业务:自动识别供应商身份,采购全程电子化

(覆盖各类采购文件签署需求)

客房服务中各类日用品、酒店内的娱乐设施等业务的采购工作不仅涉及资金大、数量多,效率要求也很高。

签署难点:

许多酒店通过采购管理系统实现了“采购信息发布、供应商信息上报”,但是供应商资质信息、报价信息是否可靠很难第一时间确认。

传统采购中所有的采购合同、供应商服务协议、询价单由于缺乏电子签章只能依靠纸质文件线下邮递给供应商前后素,繁琐、复杂的签署过程拉长了整个采购时间。

契约锁解决方案:

契约锁电子签章系统可以和酒店内部的业务管理软件、采购管理系统集成,借助官网平台、微信公众号等渠道,帮助酒店打造“询价、招标、评标、签约”全程电子化招采平台。

供应商身份信息全程真实保障,酒店在业务系统就能一键套用电子模板制作标准业务文件,供应商通过官网或者微信公众号查收签约信息,全程只需几小时,采购快一步。

(采购合同的电子签章应用场景)

3、酒店工程管理类业务:报修、养护记录可靠、真实

(覆盖各类报修养护业务签署需求)

酒店的各类基础设施、娱乐设备一旦出现故障,服务就会受到影响,高效的维修响应、定期养护是酒店的一项重要工作。

“报修单”、“养护记录”是设备报修和日常养护过程中的重要记录材料,可以帮助酒店及时了解设备维修、养护情况。

签署难点:

提交“报修单”经工程管理部审核签署后才能安排维修,中间涉及报修人、部门领导、工程管理部多个审批人,线下流转不仅效率慢、一年下来积累的单据材料难存、难查询。

此外,各类设备都会有专人定期现场养护并签署“养护记录”,但是纸质签字状态,容易出现代写、乱写现象,用纸成本大。

契约锁解决方案:

契约锁通过连接酒店业务管理系统,为酒店设备维修、养护工作中的单据、报告提供标准的“电子模板”及“电子签章”服务,各类报修流程上报后,信息自动填入电子报修单模板、流转审批、通知维修人施工,维修人用手机应用就能上报施工情况、通知验收人签字验收。

全程无需跨部门沟通、不用随身携带报修单,一部手机就能及时推进维修进度。

(报修单电子签章应用场景)

4、酒店客房服务中的电子签章应用:在线办理入住、退订

过去,客人办理入住、退房都需要填写大量的纸质单据,不仅客人签字过程繁琐,酒店每年入住流量大,单据用纸成本高。此外,纸质单据储存耗费人力物力,查阅难度大,想高效调取一份几个月前的入住记录都难。

契约锁解决方案:

契约锁电子签章系统可以和微信公众号、小程序以及酒店官网集成,为各类在线预定、退房业务提供合法、有效的电子签名服务。

前台不再是酒店唯一的客房服务地点,客户直接在网上用手机就能上传身份证件,通过人脸识别确认身份,在线签字订房、退房,体验无纸化客房服务。

所有客人信息自动通过契约锁电子签章系统进行权威身份认证,确保人证合一,确保入住业务规范,确保每次消费记录合法、有效。

总结

随着“互联网+”、“在线办”的普及,引入电子签章推动酒店管理、顾客服务无纸化,将为酒店的数字化转型注入全新动力。

传统纸质文件保存、查阅困难、耗材成本的不断加重、业务流程复杂、运行效率低等局限在“互联网+”环境下逐渐放大。合法、便捷的电子签章应用将推动酒店管理进一步降本增效。

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